Regulamin bezpłatnych konsultacji i płatnych audytów urmate.ai.
§1. Postanowienia ogólne
Niniejszy regulamin określa zasady umawiania i prowadzenia bezpłatnych konsultacji oraz płatnych audytów automatyzacji / audytów AI realizowanych przez urmate.ai.
Usługi urmate.ai są kierowane przede wszystkim do przedsiębiorców i firm, które chcą wdrażać automatyzacje, rozwiązania AI lub usprawniać powtarzalne procesy biznesowe.
Audyty nie są kupowane automatycznie przez stronę internetową. Termin audytu jest ustalany indywidualnie po wcześniejszym kontakcie telefonicznym, mailowym, przez formularz kontaktowy lub inną formę kontaktu z urmate.ai.
Po wstępnej rozmowie z Klientem urmate.ai określa, czy właściwą formą spotkania będzie bezpłatna konsultacja, czy płatny audyt.
Przed audytem urmate.ai może poprosić Klienta o podstawowe informacje potrzebne do przygotowania się do spotkania, w szczególności nazwę firmy, adres strony internetowej lub inne informacje pozwalające zrozumieć, czym zajmuje się firma Klienta.
Dane potrzebne do wystawienia faktury, w szczególności NIP, są wykorzystywane w celu przygotowania dokumentów księgowych związanych z audytem.
§2. Rodzaje spotkań
urmate.ai prowadzi dwa podstawowe rodzaje spotkań z Klientami:
bezpłatne konsultacje,
płatne audyty automatyzacji / audyty AI.
Bezpłatna konsultacja oraz płatny audyt są odrębnymi formami współpracy i służą innym celom.
Bezpłatna konsultacja jest przeznaczona dla Klientów, którzy wiedzą już mniej więcej, jaką automatyzację albo jakie automatyzacje chcą omówić, np. Wyszukiwarkę Leadów AI, automatyzację e-maili, automatyzację wizytówek, formularz ze strony do CRM lub inne konkretne rozwiązanie z oferty urmate.ai.
Płatny audyt jest przeznaczony dla Klientów, którzy chcą automatyzować procesy w firmie, ale nie wiedzą jeszcze dokładnie, od czego zacząć, które procesy mają największy sens biznesowy albo jak poukładać automatyzacje pod realne działanie firmy.
Jeżeli Klient oczekuje od urmate.ai szerszej analizy firmy, doradztwa, wskazania obszarów do automatyzacji lub przygotowania rekomendacji, właściwą formą spotkania jest płatny audyt.
§3. Bezpłatna konsultacja
Bezpłatna konsultacja trwa co do zasady około 20-30 minut.
Bezpłatna konsultacja odbywa się telefonicznie albo online, w szczególności za pośrednictwem Google Meet lub innego narzędzia wskazanego przez urmate.ai.
Celem bezpłatnej konsultacji jest wstępne omówienie konkretnych automatyzacji, którymi Klient jest zainteresowany, sprawdzenie, czy wskazane rozwiązania pasują do sytuacji Klienta, omówienie wymaganych danych i dostępów oraz ustalenie, czy urmate.ai może przygotować wycenę.
Bezpłatna konsultacja może dotyczyć jednej lub kilku automatyzacji, pod warunkiem że Klient wie, jakie rozwiązania chce omówić.
Bezpłatna konsultacja nie obejmuje pełnej analizy procesów firmy Klienta, przygotowania po stronie urmate.ai, doradztwa strategicznego ani szczegółowej rekomendacji obszarów do automatyzacji. Tego typu zakres jest realizowany w ramach płatnego audytu.
Po bezpłatnej konsultacji urmate.ai może przygotować Klientowi propozycję rozwiązania, plan wdrożenia lub wycenę, jeżeli po rozmowie uzna, że posiada wystarczające informacje do przygotowania takiej propozycji.
§4. Płatny audyt automatyzacji / audyt AI
Płatny audyt jest usługą doradczo-diagnostyczną, której celem jest analiza sytuacji Klienta, omówienie procesów w firmie oraz wskazanie obszarów, które mogą mieć największy potencjał do automatyzacji.
Audyt trwa co do zasady od 1 do 3 godzin.
Audyt odbywa się online, w szczególności za pośrednictwem Google Meet lub innego narzędzia wskazanego przez urmate.ai.
Termin audytu, forma spotkania, cena, zasady płatności oraz najważniejsze warunki organizacyjne są potwierdzane Klientowi w wiadomości e-mail.
Przed audytem urmate.ai przesyła Klientowi krótką instrukcję przygotowania się do spotkania. Instrukcja ma pomóc Klientowi przemyśleć procesy, problemy i przykłady z codziennej pracy firmy, które warto omówić podczas audytu.
Klient nie musi znać się na technologii ani przygotowywać dokumentacji technicznej przed audytem.
Przed audytem urmate.ai nie wymaga od Klienta przekazywania haseł, dostępów, danych technicznych ani wrażliwych informacji. Szczegóły techniczne mogą zostać omówione dopiero wtedy, gdy strony ustalą, że dany proces faktycznie warto automatyzować.
Jeżeli temat audytu wymaga omówienia informacji poufnych, strony mogą przed spotkaniem podpisać odrębną umowę o zachowaniu poufności, czyli NDA.
W ramach audytu urmate.ai może w szczególności:
przygotować się do spotkania po swojej stronie,
przeanalizować podstawowe informacje o firmie Klienta dostępne publicznie lub przekazane przez Klienta,
omówić z Klientem procesy funkcjonujące w firmie,
zidentyfikować miejsca, w których firma traci czas, pieniądze albo jakość,
wskazać procesy lub obszary, które mogą mieć potencjał do automatyzacji,
omówić dane, narzędzia i obecny sposób pracy Klienta,
omówić możliwe rozwiązania indywidualne,
pomóc określić, co warto zautomatyzować,
pomóc określić, co powinno zostać po stronie człowieka,
Audyt nie obejmuje samego wdrożenia automatyzacji, wykonania oprogramowania, integracji systemów ani gwarancji osiągnięcia określonego wyniku biznesowego.
Wdrożenie automatyzacji wymaga odrębnych ustaleń, wyceny i zawarcia osobnej umowy lub zaakceptowania osobnej oferty.
Po audycie Klient może otrzymać podsumowanie najważniejszych wniosków ze spotkania lub rekomendowany kierunek dalszego wdrożenia w formie ustalonej przez urmate.ai, np. wiadomości e-mail, dokumentu, notatki, nagrania lub innego materiału podsumowującego.
§5. Przygotowanie Klienta do audytu
Klient powinien przed audytem przemyśleć jeden lub kilka procesów w firmie, które są powtarzalne, ręczne, czasochłonne, trudne do kontrolowania albo frustrujące dla zespołu.
Procesy lub obszary do omówienia mogą dotyczyć w szczególności sprzedaży, obsługi klienta, maili, CRM, raportów, ofert, dokumentów, leadów, rozmów telefonicznych, zadań w systemach firmowych albo innej powtarzalnej pracy w firmie.
Klient powinien zastanowić się, jak obecnie wygląda przebieg omawianych procesów, w szczególności:
co dzieje się najpierw,
co dzieje się później,
kto bierze udział w procesie,
gdzie trafiają informacje,
które elementy zajmują najwięcej czasu,
gdzie pojawiają się błędy, opóźnienia albo chaos.
Klient może przygotować przykłady z codziennej pracy firmy, które pomogą szybciej zrozumieć omawiany temat. Mogą to być na przykład maile, leady, formularze, oferty, raporty, rozmowy, dokumenty, zadania w CRM albo inne realne informacje biorące udział w procesie.
Klient może zaprosić na audyt osoby, które na co dzień pracują przy omawianych procesach i znają je z praktyki.
Obecność osób znających proces z codziennej pracy może zwiększyć jakość audytu, ponieważ perspektywa osoby zarządzającej i osoby wykonującej daną pracę może się różnić.
Brak przygotowania Klienta, brak przykładów, nieobecność osób znających proces albo przekazanie niepełnych informacji może ograniczyć jakość rekomendacji przedstawionych przez urmate.ai.
§6. Cena audytu i płatność
Cena audytu wynosi 1997 zł netto.
Cena audytu jest płatna w dwóch częściach:
1000 zł netto przed audytem - jako zaliczka / opłata rezerwacyjna zaliczana na poczet ceny audytu,
997 zł netto po audycie - jako dopłata po przeprowadzeniu audytu.
Warunkiem potwierdzenia terminu audytu jest opłacenie pierwszej faktury na kwotę 1000 zł netto.
Faktura zaliczkowa powinna zostać opłacona najpóźniej w terminie wskazanym w wiadomości e-mail potwierdzającej audyt, co do zasady najpóźniej 3 dni przed zaplanowanym terminem audytu.
Termin audytu uznaje się za potwierdzony po zaksięgowaniu płatności albo po otrzymaniu przez urmate.ai potwierdzenia płatności zaakceptowanego przez urmate.ai.
Jeżeli Klient nie opłaci faktury zaliczkowej w terminie wskazanym w wiadomości e-mail, urmate.ai może uznać termin audytu za niepotwierdzony i zaproponować inny termin albo odstąpić od przeprowadzenia audytu.
Po przeprowadzeniu audytu urmate.ai wystawia drugą fakturę na kwotę 997 zł netto.
Klient zobowiązuje się do opłacenia drugiej faktury w terminie wskazanym na fakturze.
Opłacenie faktury zaliczkowej po otrzymaniu wiadomości e-mail z warunkami audytu oznacza akceptację terminu audytu oraz zasad opisanych w wiadomości e-mail i niniejszym regulaminie.
§7. Odwołanie i przełożenie audytu
Klient może odwołać audyt i otrzymać zwrot wpłaconej zaliczki, jeśli odwoła audyt najpóźniej 72 godziny przed zaplanowanym terminem rozpoczęcia audytu.
W przypadku odwołania audytu w terminie wskazanym w ust. 1 urmate.ai zwraca Klientowi wpłaconą zaliczkę albo, jeśli Klient wyrazi taką wolę, ustala z Klientem nowy termin audytu.
Jeżeli Klient chce zmienić termin audytu później niż 72 godziny przed zaplanowanym terminem rozpoczęcia audytu, nie jest to traktowane jako odwołanie audytu z prawem do zwrotu zaliczki, ale jako przełożenie terminu.
Klient może jeden raz przełożyć audyt bez dodatkowej opłaty.
Kolejna zmiana terminu może wymagać indywidualnej zgody urmate.ai.
Przełożenie audytu wymaga kontaktu z urmate.ai i potwierdzenia nowego terminu przez urmate.ai.
§8. Nieobecność Klienta na audycie
Jeżeli Klient nie pojawi się na pierwszym umówionym audycie i nie odwoła ani nie przełoży spotkania zgodnie z zasadami wskazanymi w regulaminie, urmate.ai może umożliwić Klientowi jednorazowe umówienie nowego terminu audytu bez dodatkowej opłaty.
Jeżeli Klient nie pojawi się również na drugim terminie audytu, zaliczka w wysokości 1000 zł netto nie podlega zwrotowi.
W przypadku, o którym mowa w ust. 2, audyt uznaje się za niewykorzystany z przyczyn leżących po stronie Klienta.
W przypadku dwukrotnej nieobecności Klienta na audycie urmate.ai nie ma obowiązku wyznaczania kolejnego terminu audytu bez dodatkowej opłaty.
§9. Rabat po audycie
Po opłaceniu pełnej ceny audytu, czyli kwoty 1997 zł netto, Klient otrzymuje możliwość odliczenia wartości audytu od ceny dowolnej automatyzacji wdrażanej przez urmate.ai.
Rabat wynosi 1997 zł netto.
Rabat może zostać wykorzystany w ciągu 365 dni od dnia przeprowadzenia audytu.
Rabat może zostać wykorzystany wyłącznie na usługę wdrożenia automatyzacji realizowaną przez urmate.ai.
Rabat nie podlega wymianie na gotówkę.
Rabat nie podlega wypłacie, jeśli Klient nie zdecyduje się na wdrożenie automatyzacji w urmate.ai.
Jeżeli cena wybranej automatyzacji jest niższa niż wartość rabatu, rabat obniża cenę tej automatyzacji maksymalnie do 0 zł netto, a niewykorzystana część rabatu nie podlega zwrotowi ani wypłacie.
Rabat może zostać wykorzystany jeden raz, chyba że urmate.ai postanowi inaczej w indywidualnych ustaleniach z Klientem.
§10. Obowiązki Klienta związane z audytem
Klient powinien przekazać urmate.ai prawdziwe informacje potrzebne do przygotowania i przeprowadzenia audytu.
Klient odpowiada za prawdziwość i kompletność informacji przekazanych urmate.ai.
Klient nie powinien przekazywać urmate.ai haseł, dostępów, danych technicznych ani wrażliwych informacji, jeżeli urmate.ai wyraźnie o to nie poprosi na dalszym etapie współpracy.
urmate.ai nie odpowiada za skutki decyzji biznesowych Klienta podjętych na podstawie niepełnych, nieaktualnych albo nieprawdziwych informacji przekazanych przez Klienta.
§11. Poufność
Informacje przekazane przez Klienta w trakcie audytu są wykorzystywane w celu przeprowadzenia audytu, przygotowania rekomendacji oraz ewentualnego przygotowania oferty wdrożenia automatyzacji.
urmate.ai zobowiązuje się zachować poufność informacji biznesowych przekazanych przez Klienta w trakcie audytu, chyba że strony ustalą inaczej albo obowiązek ujawnienia informacji wynika z przepisów prawa.
Jeżeli charakter omawianych informacji tego wymaga, Klient może zgłosić potrzebę podpisania NDA przed audytem.
§12. Dane osobowe
Dane osobowe Klienta są przetwarzane w celu kontaktu z Klientem, ustalenia terminu spotkania, przeprowadzenia konsultacji lub audytu, wystawienia faktury, realizacji obowiązków księgowych i podatkowych oraz ewentualnego przygotowania oferty dalszej współpracy.
Szczegółowe zasady przetwarzania danych osobowych są opisane w Polityce Prywatności dostępnej na stronie urmate.ai.
Klient nie powinien przekazywać urmate.ai danych osobowych, które nie są potrzebne do przeprowadzenia konsultacji, audytu, wystawienia faktury lub przygotowania oferty.
§13. Reklamacje
Klient może złożyć reklamację dotyczącą konsultacji lub audytu drogą mailową na adres: kontakt@urmate.ai.
Reklamacja powinna zawierać dane Klienta, opis sytuacji oraz oczekiwany sposób rozwiązania sprawy.
urmate.ai rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, chyba że z uwagi na charakter sprawy konieczne będzie uzyskanie dodatkowych informacji od Klienta.
Odpowiedź na reklamację zostanie przesłana na adres e-mail wskazany przez Klienta.
§14. Postanowienia końcowe
urmate.ai może odmówić przeprowadzenia konsultacji lub audytu, jeżeli uzna, że nie jest w stanie pomóc Klientowi, temat wykracza poza zakres działalności urmate.ai, Klient oczekuje rozwiązania niezgodnego z prawem albo współpraca byłaby nieuzasadniona biznesowo lub organizacyjnie.
urmate.ai może zaproponować Klientowi zmianę formy spotkania z bezpłatnej konsultacji na płatny audyt, jeżeli w trakcie kontaktu z Klientem okaże się, że Klient potrzebuje szerszej analizy, doradztwa lub rekomendacji obszarów do automatyzacji.
urmate.ai może zaproponować Klientowi zmianę formy spotkania z płatnego audytu na bezpłatną konsultację, jeżeli okaże się, że Klient potrzebuje jedynie omówienia konkretnych automatyzacji i nie wymaga szerszej analizy firmy.
§14. Postanowienia końcowe
W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem zastosowanie mają indywidualne ustalenia stron oraz powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Regulamin obowiązuje od dnia publikacji na stronie internetowej urmate.ai. Data wejścia w życie: 21.06.2026.
